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Como configurar o HubSpot CRM?

Aprenda como configurar o CRM da Hubspot em 8 passos rápidos, desde a conexão com a Hubspot Sales até a criação de filtros e integração com a sua equipe de vendas.

Aprenda como configurar o Hubspot CRM em 8 passos rápidos, desde a conexão com a Hubspot Sales até a criação de filtros e integração com a sua equipe de vendas.

A check list abaixo explica os passos para você e seu time começarem a utilizar o CRM (Customer Relationship Management - Gerenciamento de Relacionamento com o Cliente) da Hubspot.

Se não estiver por dentro do que o CRM é capaz de fazer, acesse este artigo (inglês) para obter uma visão geral do sistema ou assista a um pequeno vídeo introdutório do CRM aqui.

Agora, você está pronto para configurar o CRM. Realize os passos abaixo para preparar o sistema. Para informações mais avançadas sobre como começar a utilizar o CRM e o Sales Free, acesse o Guia do Usuário aqui.

  1. Conectar-se ao HubSpot Sales
  2. Instalar a extensão da HubSpot Sales e conectar sua caixa de entrada
  3. Importar seus contatos, empresas e acordos
  4. Criar propriedades personalizadas para armazenar seus dados
  5. Criar estágios de acordo personalizados
  6. Criar filtros salvos
  7. Ajustar as configurações do seu HubSpot CRM
  8. Adicionar os membros de sua equipe

1. Conectar-se ao HubSpot Sales

Para novos usuários, o HubSpot Sales e o HubSpot CRM virão integrados desde o início. Não será necessário realizar passos adicionais para que isso seja feito. Se você já for um usuário que possui contas separadas do HubSpot CRM e do HubSpot Sales, acesse este artigo para obter instruções sobre como vinculá-las.

2. Instalar a extensão do HubSpot Sales e conectar sua caixa de entrada

Para usar alguns recursos do HubSpot Sales, é necessário instalar a extensão do HubSpot Sales e conectar sua caixa de entrada. Acesse este artigo para obter mais informações sobre como instalar a extensão de Sales e aprenda a conectar sua caixa de entrada aqui.
Para obter mais informações sobre quais recursos do HubSpot Sales estão disponíveis para o seu provedor de e-mail, acesse este artigo.

3. Importar seus contatos, empresas e acordos


Antes de começar a trabalhar no CRM, é necessário certificar-se de que todos os dados de contatos, empresas ou acordos sejam transferidos para o CRM.
Alguns pontos a serem observados antes de importar seus dados:

  • A HubSpot reverte duplicações de contatos no CRM usando o endereço de e-mail;
  • A HubSpot reverte duplicações de empresas no CRM usando a propriedade de Domínio da Empresa (o domínio do website da empresa);
  • Antes de importar quaisquer dados, seria interessante decidir como você deseja associar os contatos às empresas; Se quiser poupar tempo com esse processo, você pode permitir que a HubSpot faça isso sozinho ativando a associação automática de empresas. Essa configuração detecta o endereço de e-mail do contato e o domínio da empresa para associar os dois automaticamente.

Para importar seus dados para o HubSpot CRM, acesse o Import Manager (Gerenciador de Importação (Contacts, Companies, or Deals (Contatos, Empresas ou Acordos) > ícone de engrenagem no canto superior direito > Import) e carregue um documento CSV. A tela deve ficar mais ou menos assim:

Captura de Tela 2018-04-05 às 12.36.33


Em seguida, você pode mapear as colunas em seu arquivo CSV, em propriedades do CRM.

1-1


Tudo deve aparecer no seu CRM assim que a importação for processada. Para obter mais informações sobre a importação de dados para o CRM, confira esses recursos:

4. Criar propriedades personalizadas para armazenar seus dados

O HubSpot CRM armazena os detalhes de seus contatos, empresas e acordos em forma de propriedades, i.e. "properties" (talvez você tenha visto esses recursos descritos como "fields" anteriormente). O CRM vem com várias propriedades padrão (ex.: número de telefone, cidade etc.) para você começar, mas é possível criar propriedades personalizadas que sejam mais relevantes para seu negócio em particular.
Para criar propriedades personalizadas:

  • Acesse Settings (Configurações) e selecione Properties (Propriedades) no menu da barra lateral esquerda;
  • Então, clique na aba de tipo de objeto que for pertinente – Contact properties (Propriedades de contato), Company properties (Propriedades de empresa), ou Deal properties (Propriedades de acordo);
2.2


  • Clique em Create a property (Criar uma propriedade);
  • Adicione a sua Label (Etiqueta) para dar um nome à sua propriedade (o nome interno será preenchido);
  • Selecione o Field type (Tipo de campo);
  • Clique em Create (Criar) para concluir.

5. Criar estágios de acordo personalizados


Os Deal Stages (Estágios de Acordo) permitem que você categorize e acompanhe, dentro do HubSpot CRM, o progresso dos acordos nos quais você está trabalhando. Cada Estágio de Acordo tem uma probabilidade a ele associada, que indica as chances de fechar acordos marcados com esse Estágio de Acordo.
Você pode editar seus estágios de acordo da seguinte forma:

  • Acesse as Settings (Configurações) > clique na opção Sales (Vendas) do menu esquerdo > clique em Deals (Acordos) no menu que será exibido;
  • Role para baixo até chegar à opção Deal Pipelines and Stages (Pipelines e Estágios de Acordo);
  • Clique na opção Edit (Editar), ao lado de uma pipeline existente, para realizar alterações em estágios de acordo ou clique em Add another pipeline (Adicionar outra pipeline);
3.3


  • Clique em + Add a deal stage (Adicionar um estágio de acordo) ou clique em qualquer estágio existente para editá-lo;
  • Clique no lado esquerdo de qualquer estágio e arraste para reorganizar a ordem;
  • Quando finalizar a personalização da sua pipeline, clique em Save (Salvar).
4.4


Clique aqui para ver um tutorial sobre como personalizar estágios de acordos.

6. Criar filtros salvos

Saved filters (Filtros salvos) podem ser criados dentro de contatos, empresas, acordos e task objects (objetos de tarefa).
Abaixo há um exemplo de como fazer isso no banco de dados de seus contatos:

  • Acesse Contacts (Contatos);
  • Na barra lateral esquerda, clique em + Add filter (Adicionar filtro);
5.5


  • Escolha as propriedades e critérios que deseja usar para a segmentação; Por exemplo, a segmentação pode ser feita com base no State/Region (Estado/Região) e quantidade de Emails Opened (E-mails Abertos);
    • Você pode adicionar filtros extras clicando em + Add filter novamente;

6.6


  • Após adicionar seus filtros, você tem a opção de criar um novo filtro salvo e exportar sua lista de contatos;
    • Para criar um novo filtro salvo, clique em Save (Salvar); Dê um nome à sua nova exibição, decida se ela será privada ou compartilhada e clique em Save (Salvar) novamente; Para obter mais informações sobre filtros salvos, acesse este artigo;
    • Para exportar sua lista de contatos, clique na lista suspensa de Options (Opções) e selecione Export(Exportar).

7.7


Observação: Atualmente, não é possível usar a mesma propriedade para mais de um filtro ou usar mais de um critério para uma única propriedade ao criar um filtro.

7. Ajustar suas Configurações do HubSpot CRM


Quando tiver adicionado seus usuários e carregado seus dados no CRM, será o momento de gerenciar os padrões de seu portal e ajustar suas Configurações do CRM.
Propriedades padrão
Configurar padrões de portal permite que você, como administrador, determine qual será o padrão de exibição das propriedades para todos os usuários, na seção About (Sobre) em registros de contatos, de empresas ou de acordos, assim como na caixa de diálogo, que aparece quando um novo contato, empresa ou acordo é criado.

  • Acesse Settings (Configurações) > selecione Contacts & Companies (Contatos e Empresas) ou Deals(Acordos) (dentro da opção Sales no menu lateral esquerdo);
  • Clique em Manage (Gerenciar) ao lado da opção Set the properties your team sees on contact record(configurar as propriedades vistas pela sua equipe sobre registro de contato) ou Set the properties your team sees when creating contacts (configurar as propriedades vistas pela sua equipe ao criar contatos);
8.8


  • Na caixa de diálogo, pesquise ou navegue até as propriedades que você deseja adicionar e marque a caixa ao lado da propriedade para adicioná-la à coluna de Selected Properties (Propriedades Selecionadas); Clique na extrema esquerda de uma propriedade, na coluna de Selected Properties, e arraste-a para reorganizar as propriedades;
  • Clique em Save changes (Salvar alterações).
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Os usuários também podem configurar propriedades específicas de usuários, para serem exibidas na seção Aboutde registros e na caixa de diálogo exibida ao criar novos registros. Para obter instruções a esse respeito, clique aqui.
Definindo seu fuso horário
A fim de definir o fuso horário para relatar suas contas, acesse Settings (Configurações) e selecione Account Defaults (Padrões de Conta) no menu lateral esquerdo. Localize a lista suspensa de Time Zone (Fuso Horário) para realizar sua alteração.

10.10


Definindo a unidade monetária do acordo
O símbolo de moeda, que aparece antes dos valores do seu acordo no CRM, pode ser personalizado em Settings(Configurações) > Account Defaults (Padrões de Conta). Localize o menu suspenso de Currency (Unidade Monetária) para realizar sua alteração.

11.11


8. Adicionar sua Equipe de Vendas como usuários na HubSpot

  • Para gerenciar seus usuários no CRM, acesse Settings (Configurações) > Users & Teams (Usuários e Equipes);
  • Nesse local, você pode visualizar todos os usuários que existem no CRM. Verifique se todos os membros de sua equipe estão listados e confirme; Se algum nome estiver ausente, adicione-o como um usuário clicando em Create User (Criar Usuário). Certifique-se de lhe enviar um e-mail de boas-vindas para que ele possa fazer logon.

Caso seja um administrador da conta, você também pode editar permissões de usuário nessa tela:

  • Para editar a permissão de um usuário, clique no nome do usuário e faça as alterações. Clique aqui para visualizar um detalhamento de User Permissions (Permissões de Usuário) no CRM.